Reglement Koetshuis

Huishoudelijk en retributiereglement voor het gebruik van lokalen en accommodatie cultuurcentrum De Abdij.


Artikel 1:

Dit reglement regelt de ter beschikking stelling van de culturele infrastructuur van de stad Geraardsbergen in beheer Autonoom gemeentebedrijf Geraardsbergen(hierna AGB Geraardsbergen), namelijk Arjaantheater met 392 zitplaatsen en het Koetshuis aan gebruikers van binnen en buiten Geraardsbergen.
 

Aanvraag reservatie

Artikel 47:
Een ruimte, behorend tot de infrastructuur van C.C. De Abdij, kan slechts voorbehouden worden mits voldaan aan onderstaande formaliteiten : Wie over het Koetshuis van C.C. De Abdij wenst te beschikken dient een aanvraagformulier in te vullen en gedateerd te ondertekenen. Deze formulieren kunnen op eenvoudig verzoek bekomen worden in C.C. De Abdij, 
Abdijstraat 10 – 9500 Geraardsbergen – tel. 054/41.13.94 of ccdeabdij@geraardsbergen.be of www.ccdeabdij.be. Het ingevulde aanvraagformulier kan worden toegestuurd ofwel worden afgegeven op het bureel van C.C. De Abdij tijdens de openingsuren, elke werkdag van 9.00 tot 12.00 uur en van 13.30 tot 16.00 uur. Bij aanvraag moet de aanvrager de titel en de aard van de activiteit duidelijk vermelden alsook de tijdstippen van de voorstellingen. Tijdstip van aanvraag: ten vroegste 1 jaar voor de geplande activiteit. De aanvragen worden behandeld door de administratie van C.C. De Abdij. Elke aanvraag wordt chronologisch genummerd, en er wordt bij goedkeuring onmiddellijk een contract in dubbel opgemaakt. Eén exemplaar wordt door de aanvrager ondertekend en teruggestuurd binnen de veertien dagen. Een voorschot van 50% dient ten laatste betaald te worden 6 maand voor begin van de huurperiode. Na activiteit zal een afrekening opgestuurd worden naar de aanvrager. Een contract is pas definitief na ontvangst van getekend contract. Telefonische reservaties of mondelinge afspraken zijn niet bindend. Er kan gedurende een periode van veertien dagen een optie genomen worden. Indien de aanvrager deze data niet binnen deze periode bevestigd vervalt de optie automatisch.
Ontbinding huurovereenkomst door het laattijdig betalen.


Artikel 48:

Indien de aanvrager het voorschot niet betaalt binnen de 14 dagen na ontvangst van de bevestiging wordt de reservatie geannuleerd. Ingeval de ontbinding van het contract door C.C. De Abdij wordt ingeroepen, is de aanvrager niet gerechtigd de infrastructuur te betreden.
 

Tarieven


Artikel 49:
Het gebruikstarief voor het Koetshuis omvat het gebruik van de lokalen en de aanwezige basisuitrusting exclusief de energiekosten en de verzekeringskosten.


Artikel 50:

dagactiviteit van verenigingen binnen de gemeente ( zonder keuken) : € 15 + energiekosten* dagactiviteit van verenigingen buiten de gemeente ( zonder keuken) : € 77 + energiekosten* privé-personen van binnen de gemeente ( zonder keuken): € 52 + energiekosten* privé-personen van buiten de gemeente ( zonder keuken): € 77 + energiekosten


Artikel 51:

Voor een tentoonstelling : - vereniging of kunstenaar van binnen de gemeente, dagen dat de tentoonstelling open is : € 52 + energiekosten - vereniging of kunstenaar van buiten de gemeente, dagen dat de tentoonstelling open is : € 77 + energiekosten - dagen dat de tentoonstelling gesloten is : € 12,50 + energiekosten

Artikel 52:
Recepties + eetfestijn + feesten: - verenigingen zonder gebruik keuken: € 65 + energiekosten - verenigingen met gebruik keuken: € 125 + energiekosten- kurkengeld € 1,25 /Fles. Gebruik keuken houdt in : gebruik van de installatie, borden en bestek. De billijke vergoeding wordt via een jaarabonnement betaald door het cultuurcentrum voor muziek zonder dans.


Artikel 53: 

Privé-feesten en recepties kunnen niet plaatsvinden in het Koetshuis voor privé-personen. In geval van misbruik zal er een bedrag van € 250 aangerekend worden.


Artikel 54:

De drank dient afgenomen te worden van het cultuurcentrum aan vastgestelde prijzen.


Artikel 55:
De zalen en keuken dienen opgekuist te worden na de activiteiten: indien niet het geval wordt € 250 aangerekend.
 

Annulatie

Artikel 56.
Annulatie door de aanvrager:
Het cultuurcentrum dient schriftelijk in kennis gesteld te worden van het niet gebruiken van de accommodatie.


Artikel 57.
 
Indien de aanvrager meer dan 30 dagen voor de geplande activiteit meldt dat de activiteit niet doorgaat, wordt een annuleringsvergoeding van 50% van de prijs (= voorschot) aangerekend.


Artikel 58.

Indien de aanvrager minder dan 30 dagen voor de activiteit meldt dat het niet doorgaat, wordt een annuleringsvergoeding van 100% van de prijs aangerekend.


Artikel 59. 

In geval van annulering verbindt de aanvrager er zich toe zijn doelgroep op de hoogte te brengen van de annulering en uiterlijk 1 uur voor de aanvang van de destijds geplande activiteit in het cultuurcentrum aanwezig te zijn om de personen die desondanks toch nog komen opdagen op een gepaste wijze te onthalen en te informeren.
 

Annulering door de verhuurder


Artikel 60.
Indien het cultuurcentrum door overmacht de gereserveerde ruimten niet ter beschikking kan stellen, zal hiervoor geen schadevergoeding kunnen worden geëist. Enkel het betaalde bedrag zal worden terugbetaald.
 

Oneigenlijk gebruik


Artikel 61.
Gebruik van de infrastructuur voor andere doeleinden dan waarvoor aangevraagd, leidt ofwel tot het verbreken van het contract ofwel tot aanpassing van de prijs. Het tegen betaling ter beschikking stellen van een onderdeel van de ruimte (voor bijvoorbeeld stands in een soort beursopvatting) is slechts toegelaten mits dit vooraf in bespreking van de gebruiksvoorwaarden voorzien is. Indien het gaat om een activiteit met winstoogmerk zal voor die ruimte ook dit tarief aangerekend worden.


Artikel 62.

Wie de infrastructuur aanvraagt, moet dit doen in de hoedanigheid van of namens de organisator. Deze laatste mag de ter beschikking gestelde ruimte niet verhuren aan derden.


Artikel 63. 

Indien uit de feiten zou blijken dat de gegevens, die door de aanvrager bij de reservatie worden verstrekt met betrekking tot de gebruiksfactor, onvolledig en/of niet juist waren, waardoor ten onrechte een geringere gebruiksvergoeding werd aangerekend, dan is de organisator verplicht binnen de 14 dagen het resterend bedrag van de verschuldigde gebruiksvergoeding te betalen, vermeerderd met een bedrag van € 250.


Artikel 64.

Bewijsmateriaal omtrent de identiteit van de organisator kan gevraagd worden.
 

Ingebruikname en ontruiming


Artikel 65. 
De gebruiker meldt zich met het bewijs dat het voorschot betaald is en met verzekeringsbewijs bij verantwoordelijke van het cultuurcentrum.


Artikel 66. 

Het Koetshuis dient opgeruimd te worden achtergelaten na gebruik. Alle tafels en stoelen en eventueel tentoonstellingsmateriaal dient op zijn plaats gezet te worden na activiteit. Indien dit niet gebeurt zal € 250 aangerekend worden.
 

Stockage


Artikel 67.
Indien het materiaal niet onmiddellijk kan meegenomen worden kan een vooraf aangevraagde toestemming bekomen worden en zal een bijdrage van € 10 per dag aangerekend worden. Indien de aanvraag niet vooraf is gebeurd zal het gebruikelijke tarief van € 250 voor het achterlaten van materiaal aangerekend worden.

Verbodsbepalingen


Artikel 68.
Het is ten strengste verboden de nooduitgangen en vluchtwegen te versperren.


Artikel 69. 

Het is verboden de ramen, deuren, wanden, muren, panelen, vloeren te benagelen, te beplakken en/of te beschilderen of te bekladden. Daarenboven mogen zij van geen enkel hechtingsmiddel voorzien worden, bij eventuele aangerichte schade zal een schadevergoeding aangerekend worden. Indien er een bepaalde constructie noodzakelijk is, dient vooraf contact opgenomen te worden met de diensten van C.C. De Abdij.


Artikel 70.

Het is verboden schilder-, spuit- of verfwerken uit te voeren in of rond de gebouwen.


Artikel 71. 

De gebruiker zal erover waken dat het algemeen rookverbod nageleefd wordt dat van kracht is in het ganse Koetshuis.


Artikel 72.

Indien de verbodsbepalingen niet worden nageleefd zal € 250 aangerekend worden.
 

Schade – verantwoordelijkheid – aansprakelijkheid

Artikel 73. 
De gebruiker is verantwoordelijk voor de schade aangericht aan het gebouw en materiaal, zowel door hemzelf als door de door hem gevraagde artiesten, kunstenaars, technici en hun gevolg, als door de deelnemers van de door hem ingerichte activiteit.


Artikel 74. 

Bij het betreden van de gereserveerde culturele infrastructuur zal de gebruiker zich vergewissen van de toestand. Hij licht de verantwoordelijke van het cultuurcentrum in omtrent de schade die hij voor het ingaan van de gereserveerde tijd vaststelt. De verantwoordelijke stelt een schriftelijk attest op. De gebruiker is verantwoordelijk voor het door hem gebruikte materiaal. Hij verzaakt uitdrukkelijk aan elk verhaal ten opzichte van het cultuurcentrum uit hoofde van beschadiging, vernieling of verlies, wat ook de oorzaak ervan is.


Artikel 75. 

Na het gebruik van de infrastructuur kan de organisator aan de verantwoordelijke technicus een attest vragen waarbij de laatstgenoemde de vaststelling doet van de toestand van de lokalen.


Artikel 76.

Alle door de gebruikers veroorzaakte schade dient integraal vergoed te worden.


Artikel 77. 

Het cultuurcentrum is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen. De burgerlijke aansprakelijkheid van de gebruiker ten aanzien van derden wordt niet gedekt door een verzekeringspolis van het cultuurcentrum. De huurder dient zich hiervoor te verzekeren.
 

Artikel 78.
Het cultuurcentrum is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen.

De brandpolis voor Arjaantheater en Koetshuis voorziet afstand van verhaal voor alle openbare of private instellingen, alle groeperingen, verenigingen en alle personen aan wie wordt toegestaan het verzekerde gebouw te gebruiken, het geval van kwaadwilligheid uitgesloten en in de mate dat de belanghebbenden hun aansprakelijkheid niet hebben laten dekken.

Elke afstand van verhaal heeft slechts uitwerking in de mate waarin de aansprakelijke niet door een aansprakelijkheidsverzekering is gedekt of zelf geen verhaal kan uitoefenen op gelijk welke andere aansprakelijke persoon.

Het gebouw en inboedel is verzekerd tegen volgende  risico's: brand, storm, hagel, sneeuw- of ijsdruk, natuurrampen, waterschade, glasschade, BA gebouw, rechtsbijstand uitgebreid met beschadiging onroerende goederen.

De afstand van verhaal beperkt zich tot de hierboven vermelde verzekerde risico's.

De burgerlijke aansprakelijkheid van de gebruiker ten aanzien van derden wordt niet gedekt door een verzekeringspolis van het cultuurcentrum. Bijgevolg is de gebruiker verantwoordelijk voor elke schade aangericht aan het gebouw en het materieel door de aangevraagde artiesten, kunstenaars als door de deelnemers van de door hem ingerichte activiteit. De gebruiker dient zich hiervoor te verzekeren.

Bij het betreden van de gereserveerde infrastructuur zal de gebruiker zich derhalve steeds vergewissen van de bestaande toestand en elke vastgestelde schade dadelijk melden aan de verhuurder en dit zeker nog voor aanvang van het evenement.

Vrijstelling:

Per schadegeval voorziet de polis een vrijstelling van 123,95 euro (abex729-01.01.2013)
Aangezien de polis afstand van verhaal t.o.v. de hoger vermelde gebruikers zal bij een schadegeval enkel het bedrag van deze geïndexeerde vrijstelling verschuldigd zijn door de gebruiker.

 

Contact

Cultuurcentrum De Abdij

Adres
Abdijstraat 10 , 9500 Geraardsbergen
Tel.
054 43 72 61
ccdeabdij@geraardsbergen.be
Website
http://www.ccdeabdij.be
Ondernemingsnummer
BE 0470.058.238
Volg ons op

Openingsuren

Vandaag

open van 09:00tot12:00

Morgen

Gesloten
Meer openingsuren